Le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) impose certaines obligations aux entreprises, dans le but de garantir une mise en conformité. Les nouvelles mesures mises en vigueur incluent la nomination d’un Délégué à la Protection des Données. Quelles sont les missions d’un DPO ? En quoi est-ce plus avantageux de nominer un dpo externe ? Découvrez dans l’article suivant tout ce qu’il faut savoir à ce propos.
Un DPO : De quoi s’agit-il ?
Depuis l’instauration du nouveau règlement sur la protection de données à caractère personnel, la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) ou Data Protection Officer en anglais, est devenue obligatoire pour certaines entités. Ce nouveau règlement Européen, mis en vigueur en 2018, est une révision de l’ancienne Loi informatique et libertés sur la sécurité des données.
Globalement, le DPO est un professionnel qui accompagne l’entreprise concernée dans la mise en conformité organisationnelle et opérationnelle. La désignation d’un DPO est obligatoire pour une autorité publique, une entreprise traitant des données à grande échelle, des données sensibles ou des données sur des condamnations pénales et infractions.
Les principales missions d’un DPO
Le DPO a pour rôle principal de guider le responsable du traitement des données dans le processus. Ses missions :
- Piloter, informer et conseiller le responsable du traitement sur les obligations légales concernant la sécurité des données personnelles, avec une sensibilisation intensive et une formation pour les différents acteurs et prestataires au sein de l’organisme ;
- Faire un contrôle des procédures mises en place, notamment si elles sont conformes au nouveau règlement, par l’intermédiaire d’audits ;
- Servir d’intermédiaire avec la Commission Nationale de l’Informatique et Libertés (CNIL), l’autorité de contrôle ;
- Réaliser une analyse d’impact pour les traitements de données sensibles (PIA), pour une meilleure gestion des données et une mise en place d’une rectification si besoin.
L’externalisation du DPO : Importance
De nos jours, se mettre en conformité à la nouvelle règlementation constitue un véritable enjeu pour les entreprises, quel que soit leur taille, privées ou publiques. C’est pour cette raison qu’il est préférable de faire appel à un dpo externe. La nomination est faite par le responsable de traitement ou un sous-traitant.
Externaliser le data protection officer permet d’éviter tout conflit d’intérêt avec une totale indépendance. En effet, un DPO qui travaille en toute objectivité est plus productif dans l’exercice de ses fonctions, ce qui impacte la coordination interne de l’entreprise.
Un DPO externalisé possède une compétence et une expérience professionnelle conséquente dans le domaine. C’est un professionnel chevronné qui est en mesure de traiter en toute facilité tous les enjeux concernant la protection de données personnelles, quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise.
De par la mutualisation, l’externalisation d’un Dpo est une ressource plus rentable. Le budget pour un DPO en externe est beaucoup moins important comparé au salaire d’un DPO en interne, permettant ainsi à l’entreprise d’éviter une dépense financière considérable. Enfin, la confidentialité et la transparence de la data protection est encadrée par la Loi, un Délégué en externe est tenu par le secret professionnel.
Choisir le DPO externalisé : Critères de choix
Connaissant la haute importance des fonctions d’un dpo externe, il se doit d’être choisi rigoureusement. Avant toute chose, l’expert doit avoir des connaissances juridiques et techniques solides afin d’assurer une meilleure gestion sur tout ce qui est législation.
La disponibilité et la réactivité sont un signe de professionnalisme de la part d’un DPO. Effectivement, le professionnel doit pouvoir être joint à tout moment, et surtout réagir rapidement en cas d’urgence, une fuite de données par exemple.
La capacité d’adaptation est également un critère de choix important, pour que le DPO puisse facilement intervenir dans la politique de protection de données de votre entreprise peu importe le secteur d’activité.